Plus la clientèle devient diversifiée et exigeante, et plus il faut adapter les produits et les services à une demande de « sur mesure », moins les entreprises peuvent compter sur des façons de travailler passe-partout qu’il suffit de reproduire d’un projet à l’autre. Au contraire, chaque projet devient presque unique et fait appel d’une façon particulière aux divers talents des membres de l’équipe.
Ce qui vient complexifier davantage la situation, c’est que chaque projet est mené en parallèle avec d’autres, et que des projets urgents peuvent surgir à n’importe quel moment. Lorsqu’il faut assigner des gens à un nouveau projet urgent, on confie trop souvent la tâche aux gens disponibles plutôt qu’aux gens les plus compétents. Les gens disponibles vont faire avancer le projet à la hauteur de leurs compétences, mais ils vont avoir besoin de collaborateurs pour finaliser le travail.
Tout ça entraîne une perte d’efficacité. Les gens travaillent plus sans produire plus, manquent de temps, et finissent par faire du rattrapage et gérer des urgences. Voilà qui génère un stress inutile parce qu’évitable!
Pour arriver à mener à bien des projets simultanés en temps opportun avec un maximum d’efficacité et un minimum de gaspillage et de stress, il faut planifier leur exécution en équipe. Il ne suffit pas de se séparer le travail et de laisser chacun s’organiser selon ses propres priorités ou préférences, comme on le faisait à l'école. Il faut prévoir la complexité des tâches et définir clairement : 1) l’ordre de priorité de l’ensemble des tâches à accomplir et; 2) les rôles et responsabilités de chacun.
1. Définir clairement les priorités
En entreprise, on confond beaucoup priorités et urgences.
Quels sont les délais, les spécifications de qualité, l’expérience client qu’on veut livrer, la complexité de chaque tâche? Qui sont les gens qu’on a besoin de mettre à contribution sur le projet? Tout ça doit être calculé, planifié, priorisé si on ne veut pas en venir à gérer systématiquement des urgences. Ce qui me frappe en tant que conseiller en ressources humaines, c’est que les urgences sont plus habituelles que la planification et la régularité dans les entreprises.
Les tâches qui sont prioritaires pour un membre de l’équipe sont celles qui ont un impact immédiat sur son rôle dans l’entreprise. Aussi, tout ce qui est directement relié au service du client doit être considéré comme prioritaire.
Une urgence, c’est souvent une priorité qui n’a pas été traitée en temps opportun. Les urgences naissent généralement d’un manque de planification et d’une mauvaise compréhension de ce qui est prioritaire dans les divers mandats de l'équipe ou de l’entreprise.
2. Définir les rôles et responsabilités de chacun
Actuellement, on fait aussi face à beaucoup d’urgences dans le monde du travail parce que les rôles et les responsabilités sont décloisonnés. On ne sait plus exactement où les responsabilités de chacun commencent et où elles s’arrêtent.
La description de fonction fournie à chaque employé lors de son embauche ne peut pas prévoir toutes les contingences de tous les projets sur lesquels cet employé pourrait être appelé à collaborer. Pour chaque nouveau projet, il est donc important de prendre le temps de clarifier les rôles et responsabilités de chacune des personnes impliquées.
Il est aussi important d’encadrer les contributions supplémentaires apportées par certains collaborateurs. Il faut que ces contributions servent l’avancement du projet plutôt que l’égo des contributeurs, qui parfois en font plus dans le seul but de bien paraître. Ce genre de contributions peut complexifier, désorganiser et ralentir le travail d’équipe. Quand ça arrive, il faut clarifier de nouveau les rôles et responsabilités de chacun dans le cadre du projet afin d'optimiser la collaboration.
Comme nous l’avons vu, la gestion du temps et des priorités ne peut pas être une affaire strictement individuelle parce que le travail d’équipe et interéquipes n’est pas non plus une affaire strictement individuelle. Il faut planifier ensemble le travail qu’on va accomplir ensemble, pour éviter de créer des urgences, des pertes de temps, des conflits et du stress.
Si vous désirez améliorer votre gestion individuelle, d’équipe et organisationnelle du temps et des priorités, la formation « Le temps, c’est les autres! » pourrait vous intéresser.