Depuis six ans, je fais du télétravail à la maison et dans des espaces de bureaux partagés. Aujourd’hui, je ne pourrai m’imaginer travailler sans ce privilège qui me permet de réaliser des travaux de conception et de rédaction avec un maximum de concentration et de bénéficier d’une conciliation travail-famille presque idéale. Je profite d’une économie de temps sur le transport, d’ajuster mes temps de travail à mes heures les plus productives et de faire du sport à l’extérieur quand le soleil y est encore. Je me sens privilégiée, mais j’ai dû apprivoiser plusieurs dimensions du travail à distance durant les premières années.

 

Je pense qu’une bonne gestion du temps, mais surtout des priorités est un impératif pour travailler de la maison et apprécier cette situation. Plus d’une fois, malgré que je suis spécialisée en communication, je me suis retrouvée à faire les frais de mauvaises communications avec collègues ou clients, de manquer d’informations ou de planification pour faire avancer correctement le travail.

 

On associe souvent la gestion du temps à la capacité à respecter les jalons indiqués dans un logiciel de projet, mais je pense que nos défis sont davantage au niveau de la communication et le choix de nos priorités. Il ne s'agit pas de prendre la tâche qui parait urgente et importante au premier regard, mais bien d'établir les priorités en fonction de notre rôle à jouer dans l’organisation ou au sein du mandat dans lequel on s'est engagé (et j’aime bien ce mot qui résume le but d’une bonne gestion du temps et de l’énergie: l’engagement).  

 

Nombre de travailleurs vont adorer les premiers moments vécus en télétravail, car la liberté est plus grande et les contraintes de transport ou de supervision diminuées, mais ces mêmes travailleurs pourraient être tentés de bouder l’expérience assez rapidement, puisqu'elle s'avère souvent inefficace pour la plupart d'entre nous.

 

1. Des objectifs clairs et réalisables

La première étape sera de bien définir les objectifs à atteindre durant votre journée et aussi les objectifs prévus pour la semaine. Idéalement, les objectifs viendront du gestionnaire, seront nommés avec elle ou lui en vue de vous rendre le plus autonome possible. Dans un contexte d’urgence ou de transition, il est possible que les objectifs quotidiens et hebdomadaires demeurent flous et que vous soyez davantage livré à vous-mêmes pour les définir. On évite donc de se précipiter dans l’action sans réfléchir: le premier courriel de la journée n’est pas nécessairement la chose à traiter en priorité. Dans chaque demande, prenez soin d’évaluer le niveau d’importance et de bien questionner l’échéance demandée par vos clients ou vos collègues. 

 

Le conseil serait de prendre du temps le matin de dresser vos objectifs en sachant identifier le niveau de priorité et d’urgence de ceux-ci. Vous devrez, bien sûr, mettre de l’ordre dans les priorités au fil de la journée, mais vous aurez un alignement et votre satisfaction en fin de la journée sera conditionnelle à l'atteinte de vos objectifs. 

 

Vous pourrez aussi avoir une liste de petites choses simples à réaliser qui pourront être faites quand vous avez du temps ou lorsque votre niveau de concentration ou d’énergie sera plus faible (en fin de journée ou avant le repas du midi). 

 

 

Vos priorités devraient être établies selon les trois critères suivants:

  • Le principe de valeur ajoutée dans son rôle et pour la compagnie. Question à vous poser: cette tâche ajoute-t-elle de la valeur pour mes clients (internes et externes)?

  • Le principe de faisabilité: tâche simple ou complexe. Une tâche simple aura besoin de peu de planification, ce qui n’est pas le cas d’une tâche complexe. Ayez une vue sur les tâches complexes à commencer en vue de recueillir l’information nécessaire et de planifier les rencontres d'équipe. La tâche complexe sera morcelée dans votre agenda (ou logiciel de projet) jusqu’à sa livraison. Question à vous poser: quelles tâches je peux faire aujourd’hui ou prochainement sans planification, quelles tâches méritent d’être commencées aujourd’hui en vue de terminer à temps?

  • Le principe d’échéance: il est important de prioriser ce qui est dû prochainement, mais aussi d’avoir une vue sur les échéances à court et moyen terme en vue de planifier. Question à vous poser: quand le travail est-il attendu et à quel moment dois-je le réaliser pour arriver à respecter mon engagement?

 

On comprend ici que le calendrier sera modifié à chaque journée en fonction des priorités, mais qu’il conserva la mémoire des choses importantes à faire, et ce même si la livraison n’est pas imminente. Vous êtes invités à utiliser un calendrier électronique (Outlook, Google calendar) facilement modifiable pour gérer vos priorités. Ces outils offrent, pour la plupart, des logiciels de tâches intégrés assez intéressants qui permettent de garder en mémoire les choses à faire, même si leur degré d’importance ou d’urgence n’est pas élevé.

 

2- Reconnaitre ses nouvelles distractions

 

Dans la mise en place d’un travail à distance, vos distractions seront nouvelles: les différentes interactions sur votre ordinateur qui n’apportent pas de valeur ajoutée à votre travail seront bien sûr être détournées, mais à cela s’ajoutera les réalités de votre nouvel environnement: ainsi si vous êtes à la maison, vous pourriez être tenté de mettre de l’ordre dans la maison ou de gérer d’autres volets de votre vie. Nous y reviendrons dans un prochain chapitre, mais essayez autant que possible d’avoir un endroit de travail à l’écart et d’être complètement dédié à votre travail durant les plages horaires prévues. Ainsi, si vos enfants en bas âge sont avec vous, vous devriez envisager de travailler avant leur lever, au moment de leur sieste ou après leur coucher. Vous pourriez aussi prévoir une surveillance partagée, en alternance, avec votre conjoint ou une autre personne de votre entourage. Pour les enfants plus vieux, vous pourriez planifier la journée avec eux, en vue qu’ils aient des activités prévues durant vos temps de travail, mais ne pensez pas non plus qu’ils s’occuperont seuls du jour au lendemain: eux aussi auront besoin d’entrainement.

 

Ceci étant dit, quand vous êtes dans un bloc de travail, ne vous laissez pas distraire et investissez-le autant que possible. Vos courriels et les Chats pourraient être plus nombreux que d’habitude étant donné les interactions humaines réduites. Les rencontres, même virtuelles, devront donc être mieux structurées qu’à l’habitude. 

 

3- Communiquer avec les collègues: éviter le manque d’efficacité

 

Vous et vos collègues aurez besoin de moments de communication d’équipe pour bien coordonner le travail entre vous. Une rencontre d’information pourrait être planifiée au début de la semaine pour établir les objectifs et les responsabilités de chacun. Un 45 minutes de rencontre virtuelle sera normalement suffisant, mais assurez-vous de bien le gérer pour atteindre l’objectif dans le temps alloué. Une personne devra animer la rencontre: avoir un déroulement et gérer les temps de parole.

 

Ensuite, une rencontre de suivi chaque jour sera à organiser en vue de vérifier si le travail progresse tel que souhaité, connaitre les embuches de vos coéquipiers et les prochaines étapes à accomplir. Ce sont essentiellement les trois éléments à questionner lors de ces rencontres de suivi: progression, embuches, prochaines étapes. Ces rencontres pourraient durer 20 minutes au maximum, avoir lieu chaque jour et être planifiées idéalement en début ou en fin de journée. 

 

Si un problème survenait, des rencontres de prise de décision ou de résolution de problème pourraient être mises en place de manière exceptionnelle. Elles seraient convoquées à la demande de la personne qui coordonne le travail d’équipe ou du travailleur qui vit la situation problématique. N'invitez pas plus de gens que nécessaire: vous êtes en virtuel et l'échange doit rester efficace.

 

4- Quel sera votre gain personnel pour avoir bien géré vos journées ? 

 

Vos journées en télétravail, surtout si vos enfants sont présents dans la maison, risquent de vous demander beaucoup plus d’énergie que d’ordinaire d’autant plus que cette réalité est souvent nouvelle pour tous. Il est donc important que chaque journée bien gérée résulte en un gain pour vous-même. Ainsi, vous pourriez travailler efficacement et ensuite profiter d’une activité à l’extérieur, d’un moment pour cuisiner ou d’une activité de relaxation comme la médiation ou le yoga. Vous aurez ainsi mérité ce moment et cela vous donnera envie d’être à nouveau efficace le lendemain. Le débranchement durant cette période serait l'idéal et je conseille fortement que les périodes de branchement soient bien établies avec vos collègues et clients, en vue de préserver l’espace personnel et donc, d’engager des cycles de motivation plutôt que des cycles d’épuisement et de désengagement.

 

5- Dépenser ou retrouver son énergie

 

Avec le travail à distance, il est possible que votre niveau d’activité se réduise considérablement, car vos n’aurez plus de déplacement à faire pour vous rendre au travail. Assurez-vous de vous trouver des activités pour dépenser votre énergie, avant et après vos heures de travail. Il est important de libérer son stress par l’activité physique, même s’il s’agit d’une marche de vingt minutes, cela vous permettra de voir plus clair dans les actions à poser et d’éveiller votre capacité à résoudre les problèmes. Je conseille même d’aller en activité physique même si votre tâche n’est pas terminée, en sachant que le mouvement et l’oxygénation de votre corps améliora votre productivité. Il faut caser l’idée que travailler c’est être forcément assis devant son ordinateur ou face à une table; le travail de réflexion et de planification se réalise très bien en mouvement. 

 

 

6- Entretenir un réseau de support et de motivation

 

Le travail à distance nous éloigne de notre réseau de collaborateurs "naturels" et donc des interactions sociales. Pourtant, en présence de relations positives, notre stress a tendance à diminuer. Je vous invite à maintenir un réseau vivant, en prévoyant des rencontres virtuelles pour discuter tout simplement ou prendre des nouvelles. Vous pourriez faire un lunch virtuel ou appeler les collègues 15 minutes avant la réunion. Les rencontres virtuelles peuvent aussi être organisées avec les amis ou avec les membres de votre famille; toujours dans le but de prendre soin de vous. Il faut se trouver des manières multiples de gérer son stress et son anxiété afin de retrouver le focus nécessaire pour accomplir avec efficacité ses mandats. 

 

Conclusion

 

Le travail à distance ne nécessite pas qu’un ordinateur et une bonne connexion WIFI, c’est une série d’habitudes et de gestion de soi qu’il faut installer au fur et à mesure qu’on  prend conscience de ce qui nous motive dans notre travail. Pourquoi ne pas vous entrainer au télétravail avec un ou une collègue qui vit la même situation; vous encourager mutuellement et vous donner du feedback constructif au besoin. Les organisations pourraient planifier du mentorat ou du codéveloppement en ce sens pour leurs employés. L’important est de trouver de la satisfaction face au travail à accomplir chaque jour, de sentir que notre efficacité s’améliore et que nous profitons autant que possible des avantages que nous offre cette manière nouvelle de travailler et de co-habiter avec la vie personnelle. 

 

Soyez indulgents avec vous-mêmes, mais sachez aussi vous lancer des objectifs ambitieux en vous donnant le temps et l’entraînement nécessaire pour les réaliser. Bonne période de transition virtuelle à tous et toutes!

 

Annie Baillargeon Fortin

annie@kiaiconseilsrh.com

 

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