Superviser le travail à distance


Si vous lisez cet article, c’est que vous êtes nouvellement amené-e à superviser à distance le travail de votre équipe. Si le contexte est particulier, situation d’urgence ou un premier essai de télétravail, il est alors nécessaire de bien s’entendre avec les équipiers, de valider la capacité de ceux-ci et de s’entendre sur les conditions gagnantes.

Gérer les attentes

Comme en toute nouvelle situation, il est important de démarrer un nouveau projet ou une nouvelle façon de faire en s’inspirant du leadership de direction. Quelle est la grande particularité du leadership de direction?

Maintenant avec les nombreux logiciels de collaboration (GSuites, Office365, Trello, Wrike), il y a plusieurs options pour valider comment le travail sera effectué et à quelle fréquence le il sera fait et remis. Vous pouvez aussi utiliser un calendrier partagé, il s'agit d'un excellent moyen. Au début, fixez les jalons et les suivis dans le calendrier : invitez ensuite la ou les personnes ciblées.


Plus les gens prennent de l’autonomie dans leur travail à distance et avec les outils collaboratifs, plus ils sont engagés et responsables. Donnez-leur la latitude de démarrer la planification et de vous inviter à celle-ci. Demandez-vous quels seront les outils collaboratifs à utiliser pour avoir facilement accès à la documentation et réduire le nombre de courriels envoyés? ICloud, One Drive, Google Drive, etc.

Plusieurs outils vous indiquent à l’aide d’une pastille colorée si la personne est connectée.L’onglet historique du document de travail vous indique le dernier moment de connexion.

Passer de la méfiance à la confiance

Il est important de quitter le leadership de direction une fois la destination encadrée, car les temps de livraison sont déterminés et les conditions de sécurité réglées.


Selon notre modèle de leadership, il reste encore cinq autres modes de leadership à utiliser. Ils vous aideront à passer du contrôle (ou de la méfiance) à la confiance:


Si vous avez de l’expérience et déjà acquis une bonne performance à travailler à distance, partagez vos meilleures astuces, sans les imposer, à vos collaborateurs. C’est là la force du leadership champion. Toutefois, ne vous laissez pas séduire par l’illusion que vos collaborateurs auront la même performance que vous. À distance, il y a encore plus de facteurs de perturbation selon les lieux et l’équipement disponible (la qualité de l’équipement ou de l’Internet notamment). Donc, le leadership champion est limité au contexte et à la qualité technologique.


Le leadership collaboratif se déploie à distance par une communication claire des moyens et des délais attendus. Pour arriver à se faire confiance à distance, la collaboration et la compréhension des obstacles sont à prévoir. Si la confiance est difficile à obtenir au bureau, elle peut l’être encore plus à distance. Réduisez les attentes au début, permettez-vous d’être en progression vers l’atteinte de vos objectifs en vue de ne pas tomber dans l’anxiété.


Misez sur les 3 facteurs de motivation humaine:


1. Le sentiment de capacité : distribuez des tâches et mandat que les gens ont les moyens et la capacité de réaliser à distance.

2. Le sentiment d’autonomie, laissez vos collaborateur déterminer une marge de manoeuvre de leur livrable en libre adaptation de leurs contraintes liées au télétravail (enfants, vitesse Internet, performance technologique et autres facteurs qui justifient le travail à distance (blessure, confinement préventif comme avec le coronavirus COVID-19, voyage d’affaires, etc.)

3. Le sentiment d’appartenance, Assurez-vous de nommer comment ou leur faire réaliser l’impact de leur travail sur celui de leur collègue ou le votre. Exprimer votre reconnaissance ou gratitude des efforts et du travail accomplis. Ce troisième facteur de motivation est le plus important lorsque les gens doivent travailler à distance. NE PAS OUBLIER L’ÉQUIPE. C’est facile de se sentir isoler à distance. C’est l’un des principal facteur pour lequel plusieurs personne ne veulent pas travailler seul à distance. La socialisation doit être valorisée. Il est important d’identifier des canaux de communication informels (Chat dans Hangouts, Teams, Workplace, Slack, etc.).

Voici deux liens pour connaîtres des outils de collaboration virtuelle:

https://www.capterra.com/sem-compare/collaboration-software?gclid=EAIaIQobChMI382jrv-c6AIVC2yGCh03gAPPEAAYASAAEgJyvPD_BwE

https://slack.com/intl/fr-ca/features


Le leadership de vision sera important pour inspirer les équipiers à livrer la mission et les valeurs de l’entreprise même si les gens sont isolés du reste de l’équipe. Mettre en valeur les objectifs de qualité de l’organisation et les avantages personnels de livrer le travail dans les standards, et ce même en contexte de télétravail.


Le leadership participatif permettra de miser et d’optimiser la coopération, la complémentarité du travail surtout à l’aide des outils de travail partagés. Toutefois, pour être efficace en mode participatif à distance, il est important de bien communiquer les opportunités et les contraintes de chacun aux autres équipiers. Le superviseur devient un facilitateur dans le partage d’informations au sein d’une équipe à distance. Il devient aussi un médiateur qui peut se permettre de remettre en perspective les enjeux de priorités.

Si vos équipiers sont plus habitués, convenez des objectifs et des livrables. Impliquez-les dans le choix des priorités et aussi dans les moyens pour assurer les livrables.


Au final, le leadership de type coach servira beaucoup à développer le potentiel et les habiletés à travailler à distance, gagner en autonomie et à construire la confiance.

Amener les gens à se familiariser avec les outils collaboratifs et à distance.


Assurez-vous d'accompagner et de faciliter les changements de comportements tels que l’utilisation de nouveaux outils, les nouvelles façons de communiquer et d’organiser leur routine de travail avec l’équilibre travail et vie personnelle qu'ils doivent gérer.


Le principal défi sera de passer d’une culture de travail à heures fixes à une culture de travail basée sur les objectifs à livrer.


Moins les gens sont habitués au télétravail, plus vous devez faire preuve de présence virtuelle, à différents moments de la journée. Avoir un logiciel de tâches ou de gestion de projets est un atout important dans ce contexte (la fonction tâche dans Outlook est à optimiser, Wrike, Trello ou autre).



Voici un lien permettant de savoir comment attribuer une tâche dans Outlook:

https://support.office.com/fr-fr/article/attribuer-des-t%C3%A2ches-et-effectuer-un-suivi-cdc1a3de-4e4c-44f6-8921-77a8cd43e971

Partager les attentes et les objectifs

Il y a plusieurs options pour partager les objectifs et les tâches à vos équipiers:

  • Par téléphone. Mais ceci est limité à la rétention de ce qui est dit. Cela peut créer une perte d’information et une obligation pour vous de reprendre l’objectif ou la tâche.

  • Il est possible d’envoyer un courriel, mais cela pourra se perdre parmi la tonne de courriels reçus. Toutefois, l’écrit a l’avantage de favoriser la clarté et la rétention de l’information.

  • Partager la tâche via un outil tel que Outlook ou Wrike. S’assurer que l’outil permet de prioriser les tâches, d’indiquer les débuts et fins du mandat ainsi que l’avancée des travaux.

  • Il y a aussi le partage vocal préenregistré via Dictaphone ou autres applications de type Voice Record. Cela permet de transmettre l’information avec votre tonalité émotionnelle. Ce qui transfert aussi votre énergie motivante.

  • La meilleure option serait un message vidéo-conférence en appui au transfert de tâches préalablement réalisé. Plus la tâche ou le mandat demande de l’importance, plus cela devrait être une solution pour vous.Team de Microsoft ou Hangouts de la Suite Google offrent de belles opportunités déjà intégrées dans les forfaits d’entreprise.

Accompagner et faire les suivis

Certaines personnes ont besoin de plus d’accompagnement et d’encadrement que d’autres. C’est la même dynamique qu’au travail. Toutefois, superviser à distance demande un peu plus de planification qu’en personne.


Voici quelques options de préparation aux accompagnements et aux suivis:

  • Pour les encadrements reliés au rendement, prévoyez des moments en début et en fin de journée. Envoyez les demandes par calendrier à la personne ou au groupe.

  • Si vous disposez de Team ou de Hangouts, activez la caméra pour faire le suivi. Sinon, des outils tels que Zoom, Skype ou Join.me peuvent offrir des solutions gratuites pour de courts échanges ou avec peu de gens.

  • L’appel téléphonique demeure un bon moyen et fiable.

  • Pour les suivis informels et les encouragements sur le vif (#kudos) alors l’utilisation d’un “chat” serait approprié. Team et Hangouts en possèdent de base.

Superviser le travail individuel

La supervision individuelle à distance peut se faire par les mêmes outils que ceux utilisés pour partager les objectifs et les tâches.


L’utilisation de fichiers partagés permet une supervision directe du travail à faire. Il permet aussi d’ajouter des commentaires en direct sur le document de travail.


Utilisez le partage d’écran pour montrer votre information à la personne et assurez-vous d’être sur le même document pour valider les commentaires. Pour aller plus loin. https://officevibe.com/blog/guide-to-better-one-on-ones


Rappelez la valeur ajoutée du rôle de la personne dans l’équipe et pour les clients en vue de l’aider à prendre de bonnes décisions.

Superviser le travail collaboratif

Les conseils sont similaires pour l’individu et l’équipe. Toutefois, dans le volet groupe, il est important de laisser les gens avoir des interactions entre eux. Exposez les complémentarités ou les impacts mutuels des uns sur les autres en lien avec le livrable final ou l’objectif de l’équipe. Soyez vigilant à la culture de confiance mutuelle. Rappelez la valeur ajoutée de l’équipe dans l’organisation et pour les clients.

Rétroaction et motivation

La rétroaction et la motivation s’influencent mutuellement. Les gens ont besoin de reconnaissance et de savoir si leurs collègues ainsi que leurs supérieurs apprécient leur travail. Donc, à distance, il est encore plus important de marquer des moments pour regarder le travail en toute transparence et faire un retour sur le travail, avant que celui-ci ne soit terminé. Les gens aiment être fiers de leur travail; savoir qu’ils sont sur la bonne voie.

Des applications telles que pour favoriser la rétroaction et la motivation à distance:

  • Officevibe

  • 15Five

  • Amélio

La fréquence devrait être une fois par semaine, au minimum.

Autres responsabilités du superviseur en mode télétravail:

  • Veiller à la qualité du travail

  • Veiller au respect des échéances

  • Assurer la santé physique et psychologique; s'assurer que les gens bougent et ne se sentent pas isolés

  • Assurer la motivation des gens et la mobilisation de l’équipe. Offrez une touche de chaleur humaine malgré la distance. Proposez des moments de rencontre à distance par téléphone ou vidéo. Vous n'avez pas de logiciel pour le faire? Vous pouvez penser à Facetime, Skype ou Messenger.

En conclusion, votre rôle de superviseur demeure le même en présentiel qu'à distance, mais vous devez par contre varier les outils et les moyens pour vous montrer encore plus présent, encadrant et disponible à vos équipes, ce qui demandra un ajustement mutuel.


Soyez réalistes dans vos objectifs durant cette période de transition, mais demeurez convaincus que vous arriverez sous peu à un niveau de performance acceptable et souhaité.


Patrick Dufault, CRHA

CEO, Coach agileShift, formateur agréé, partenaire de vos transformations.

patrick@kiaiconseilsrh.com


 
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